Titres-Services Bruxelles-Est srl, dont les bureaux sont situés 1 Avenue des Lucioles à 1170 Bruxelles, Belgique, et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0808687020, (ci-après, dénommée « TS-BXL ») agissant en tant que responsable de traitement, traite et utilise des données personnelles relatives à ses prospects et clients (ci-après, collectivement dénommés les « Clients »), conformément aux règlementations applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 dénommé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, dénommé le « RGPD »).

Cette notice concernant la protection de la vie privée vise à expliquer pourquoi et comment TS-BXL collecte des données personnelles de ses Clients (ci-après, dénommées les « Données des Clients »), comment elle les protège et combien de temps cette information est conservée. Elle ne porte pas préjudice à des dispositions spécifiques qui figureraient dans d’autres documents le cas échéant.

1 - Pourquoi TS-BXL traite-elle des Données de Clients ?

TS-BXL conserve et traite des Données de Clients, sous forme électronique ou non, à des fins administratives, de marketing et de gestion de la clientèle, plus particulièrement à la lumière des activités non-exhaustives suivantes : traiter et répondre à toute communication, demande ou requête que les Clients soumettent à TS-BXL (y compris via le site internet) ou suite à un premier contact de TS-BXL, traiter des informations relatives à la vente (réalisée ou potentielle) de produits et/ou services de TS-BXL et envoyer des relevés et factures aux Clients, fournir aux Clients des lettres d’informations et autre communications marketing, conduire des enquêtes et études de marchés, améliorer les produits et/ou services de TS-BXL, et résoudre les conflits.

2 - Quels sont les fondements juridiques du traitement des Données des Clients ?

Les Données des Clients sont traitées sur la base de l’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

• En vue de la conclusion et de la gestion de l’exécution d’un contrat de vente ou d’un autre contrat avec un Client, y compris la procédure de facturation,
• Afin de se conformer aux obligations légales applicables à TS-BXL (par ex. concernant les matières fiscales, etc.),
• Dans le cadre des intérêts légitimes de MTS-BXL et/ou d’une partie tierce mais qui, de l’avis de TS-BXL, bénéficient également aux Clients, tels que, mais sans y être limité, le marketing direct et les analyses de données,
• Le consentement du Client concerné (par ex. pour répondre à une enquête). Le Client concerné peut retirer son consentement à tout moment, étant compris qu’un tel retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait sur la base de ce consentement.

3 - Quelles sont les catégories de Données des Clients traitées ?

Les Données des Clients sont toutes les informations personnelles concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Pour les finalités précitées, le traitement de données personnelles peut inclure les catégories suivantes :

• Données d’identification personnelle, comme le nom et l’adresse,
• Données d’identification électronique, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone,
• Détails personnels, comme la date de naissance, la langue, la nationalité et le genre,
• Numéro d’identification auprès de Sodexo,
• Données d’identification financières (numéros des comptes bancaires)
• Habitudes de consommation (volume des produits et services, actions promotionnelles, interventions en cas de sinistres, etc.),
• Participations à des événements (y compris des membres de la famille, le cas échéant),
• Données résultant d’enquêtes.

4 - D’où viennent les Données des Clients ?

Quand un Client contacte TS-BXL, les données initiales proviennent le plus généralement de l’individu concerné.

TS-BXL peut aussi contacter un Client à des fins de prospection quand les données initiales n’ont pas été obtenues de ce Client mais bien d’autres personnes qui ont transmis à TS-BXL ses coordonnées.

Dans le cadre de la relation avec TS-BXL, le Client lui fournira des informations complémentaires (par ex. les informations nécessaires pour les services à prester). Si le Client ne fournit pas à TS-BXL les informations requises par la loi ou le contrat, celle-ci peut décider de ne pas conclure le contrat, voire de le résilier.

Egalement, si le Client ne fournit pas d’autres informations, il peut ne pas bénéficier d’avantages qui y sont liés. Par exemple, si un Client ne souhaite pas partager avec TS-BXL son adresse e-mail, il/elle ne recevra aucune des lettres d’informations électroniques de TS-BXL.

TS-BXL peut également recevoir des données relatives à un Client de la part d’autres clients, de fournisseurs de TS-BXL ou, plus généralement, d’autres personnes avec lesquelles le Client est amené à échanger ces données dans le cadre de sa relation avec TS-BXL.

5 - Qui a accès aux Données des Clients ?

Pour les finalités précitées, les données personnelles peuvent être divulguées à, et même éventuellement traitées par :

• Les Clients eux-mêmes ou les personnes qu’ils ont mandatées pour ce faire,
• Le personnel de TS-BXL qui a un besoin de connaître les informations personnelles en jeu,
• Les individus et entités légales qui ont des contacts directs avec TS-BXL, comme ses sociétés filiales et les éditeurs de titres-services,
• Les autorités publiques conformément aux réglementations applicables, comme l’administration fiscale,
• Les prestataires de services et autres conseillers professionnels de TS-BXL qui ont un besoin de connaître ces informations, à l’instar des compagnies d’assurances et prestataires informatiques.

6 - Les Données de Clients sont-elles transférées en dehors de leur pays de résidence ?

En général, ces données sont conservées en Belgique mais il se peut que nous transférions certaines informations concernant les Cients à l’étranger mais toujours en lien avec la gestion des activités de TS-BXL.

S’il s’agit d’un transfert de données en-dehors de l’Union Européenne, TS-BXL aura mis en place des garanties appropriées en ligne avec le RGPD.

7 - Combien de temps les Données des Clients sont-elles conservées ?

Les Données des Clients ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités précitées.

Les données personnelles concernant une personne qui pourrait devenir un Client ne seront pas conservées plus longtemps que la durée normale de pareilles démarches, soit en général maximum un an après la fin de ces démarches.

Typiquement, et sous réserve de ce qui serait autrement prévu pour certaines données spécifiques, les Données des Clients seront conservées durant la durée du contrat ainsi qu’après l’expiration ou la fin du contrat tant que TS-BXL peut avoir une responsabilité légale pour laquelle l’utilisation de Données des Clients peut être pertinente, tenant compte des délais de prescription applicables et des obligations légales de conservation.

8 - Comment les Données des Clients sont-elles protégées ?

TS-BXL déploie ses meilleurs efforts pour conserver et protéger les Données des Clients contre la perte, la divulgation ou l’accès non-autorisé(e).

9 - Quels sont les droits des individus et qui peuvent-ils contacter ?

Les individus dont des informations personnelles sont collectées et traitées comme des Données des Clients ont, à tout moment et à condition qu’ils fournissent une preuve suffisante de leur identité, le droit de contacter TS-BXL s’ils souhaitent :

• Accéder, rectifier ou effacer leurs données personnelles,
• Restreindre ou s’opposer au traitement de leurs données personnelles (par ex. à des fins de marketing direct),
• Recevoir les données qu’ils ont fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et les transmettre à un autre responsable de traitement s’ils le souhaitent, quand elles ont été traitées sur la base de leur consentement et/ou de l’exécution du contrat,
• Recevoir des informations complémentaires sur les garanties en cas de transferts internationaux de données,
• Introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de Protection des Données ou d’une autre autorité de contrôle de l’UE, s’ils estiment que TS-BXL n’a pas agi conformément aux réglementations applicables sur la protection des données.

La personne de contact au sein de TS-BXL pour toutes informations complémentaires concernant ces droits est le délégué à la protection des données :
Téléphone : 02 731 13 00 E-mail : hello@ts-bxl.be

10 - Modifications

TS-BXL est susceptible de modifier cette notice concernant la protection de la vie privée à tout moment quand cela est nécessaire, notamment pour se conformer avec les changements dans la réglementation ou les exigences introduites par les autorités de protection des données.

Privacy Policy v.1 - 2022